Moderne Unternehmen generieren täglich enorme Mengen an Dokumenten und Daten durch die Arbeit mit Kunden, Partnern und Stakeholdern. Trotz des Trends zum papierlosen Büro werden Dokumente weiterhin aus verschiedenen Workflows und Systemen erstellt, empfangen und geteilt.
Die Erstellung von Dokumenten ist unkompliziert – die Herausforderung liegt in der sicheren Organisation und Archivierung. In diesem praxisnahen Guide, basierend auf unserer langjährigen Expertise in der Digitalisierung von Unternehmensprozessen, erklären wir, wie Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimal einrichten. Wir beleuchten Implementierungsschritte, gängige Herausforderungen und essenzielle Funktionen für zuverlässiges Dokumentenmanagement.
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement umfasst die systematische Nutzung, Verwaltung und Speicherung von Unternehmensdokumenten. Diese können in diversen Formaten vorliegen, wie PDFs, Bilder, Videos, Audiodateien, Tabellen oder Codepakete.
Die meisten DMS konzentrieren sich auf digitale Dateien, einige handhaben auch physische Dokumente oder Hybride. Als zentrale Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth) bieten sie autorisierten Nutzern jederzeit schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen und Archive.
DMS-Software vereinfacht den gesamten Dokumentenlebenszyklus durch automatisierte Workflows. So können Dokumente effizient verwaltet, aktualisiert und geteilt werden. Besonders hilfreich ist sie bei der Sicherstellung von:
- Vertraulichkeit gegenüber Teams, Kunden und Partnern
- Effizienz in Workflows und Systemen
- Konformität mit Branchenstandards und Regulierungen
Der Zweck eines Aktionsplans für DMS
Beim Einführen oder Optimieren eines DMS ist ein klarer Aktionsplan essenziell. Definieren Sie, wie Dokumente erfasst, organisiert, gespeichert und abgerufen werden. Kommunizieren Sie den Plan teamweit, um einheitliche Richtlinien zu gewährleisten. Berücksichtigen Sie bestehende und neue Dokumente – digital wie physisch. Testen Sie das System zunächst im kleinen Rahmen, bevor es unternehmensweit ausgerollt wird.
So funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem
Ein DMS organisiert Dokumente nach Kriterien wie Dateityp, Datensicherheit oder Priorität. Neue Dokumente werden automatisch erfasst und klassifiziert.
Das System fügt Metadaten hinzu – z. B. Ersteller, Upload-Datum oder Tags – und speichert basierend auf vordefinierten Regeln. Zugriffsrechte werden eingeschränkt, sensible Inhalte geschwärzt; nur Berechtigte können anzeigen oder bearbeiten.
Was ist ein Dokumentenrepository?
Das Repository ist der Speicherbereich eines DMS. Mehr als ein digitaler Aktenschrank sichert es Dokumente durch abgestufte Zugriffsrechte.
Es minimiert Datenkonflikte und Fehlinformationen – ideal bei Kooperationen mit Externen. Moderne Systeme bereinigen automatisch Duplikate und Redundanzen.
Warum Unternehmen DMS-Software brauchen
In Zeiten von Hybrid- und Remote-Arbeit reichen Ad-hoc-Lösungen nicht mehr aus. DMS gewährt Kontrolle über ein- und ausgehende Dokumente und stellt sicher, dass Teams stets die aktuellsten Versionen nutzen – ohne endlose E-Mail-Ketten.
Kommentare und Anmerkungen direkt in der Software fördern Kollaboration, Überprüfung und Freigaben. Zudem protokolliert DMS den Lebenszyklus für Audits und Compliance.
Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen
Der DMS-Markt wächst stark und erreicht bis 2023 voraussichtlich 6,78 Milliarden US-Dollar. Kernvorteile:
- Optimierte Zusammenarbeit: Immer Zugriff auf die neueste Version.
- Höchste Sicherheit: Zentrale, abgesicherte Plattform für alle Teams.
- Compliance & Audits: Vollständige Nachverfolgung von Erstellung bis Download.
- Schneller Informationszugriff: Leistungsstarke Suche.
- Höhere Produktivität: Kein Suchen über multiple Plattformen.
Herausforderungen im Dokumentenmanagement
Trotz Vorteilen gibt es Fallstricke:
- Identifikation sensibler Daten: Klare Richtlinien für Sicherheitsstufen definieren.
- Formatkompatibilität: Systeme müssen neue Formate unterstützen.
- Onboarding-Zeit: Schulung minimieren, Nutzung fördern.
DMS erfolgreich implementieren
Der Prozess ist strukturiert und unkompliziert. Folgen Sie diesen Schritten:
1. Aktuellen Prozess analysieren
Überprüfen Sie Lücken: Wer erstellt/teilt Dokumente? Welche Zugriffe? Welche Änderungen?
2. System testen und auswählen
Nutzen Sie Reviews und Pilotphasen. Prüfen Sie:
- Integration in Projektmanagement?
- Alle Dateitypen?
- Zugriffs- & Darstellungsoptionen?
- Kommentarfunktionen?
- Compliance & Sicherheit?
- Suche & Download von überall?
- Onboarding-Dauer?
IT-Team validieren lassen.
3. Regeln und Workflows einrichten
Definieren Sie Prozesse für Upload, Metadaten, Änderungen etc. Migrieren Sie Daten, sammeln Sie Feedback und optimieren Sie kontinuierlich.
Wichtige DMS-Funktionen
Anpassung an Ihre Bedürfnisse:
- Cloud-basiert: Ortunabhängiger Zugriff.
- Automatisierung: Weniger manuelle Arbeit.
- Starke Suche: Schnelles Finden.
- Berechtigungen: Granulare Kontrolle.
- Versionskontrolle: Transparente Änderungshistorie.
Kosten eines DMS
Preise variieren: Ab 15 $/Monat/Benutzer bis 200 $, je nach Features, Volumen und Hosting. Freemium-Optionen für Einstieg, Cloud meist Standard.
Verantwortliche für DMS
In großen Firmen: Datenspezialisten. Kleinere: Büro-/IT-Leiter mit Fokus auf Sicherheit und Compliance.
Wer profitiert von DMS?
Jedes Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen – für reibungslose Arbeit von überall.
Wrike als DMS nutzen
Integrieren Sie DMS in Projektmanagement: Wrike ermöglicht sicheres Datei-Sharing und Kollaboration.
Integrationen mit Google Sheets/Gmail automatisieren Prozesse. Wrike schafft einen sicheren digitalen Arbeitsplatz.
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